2　文書主任は、所属職員のうちから課長が任命する。

3　課長は、文書主任を任免したときは、直ちにその旨を総務課長に報告しなければならない。

4　文書主任は、上司の命を受け、その課における次に掲げる事務を総轄する。

2　電子文書取扱主任は、総務課長が任命する。

2　2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深い課に配付する。この場合において、当該文書を配付すべき課等が明らかでないときは、総務課長の定めるところによる。

2　前項に規定する者は、宿日直服務終了後直ちに受領した文書を総務課長に引き継がなければならない。

2　通信回線を利用して電磁的記録を受領した場合、その内容を紙に出力し、記録するものとする。ただし、主務課長が文書の内容により判断し、許可した場合は、紙に出力せず、総合文書管理システムを利用して受領することができるものとする。

2　総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、総合文書管理システムを利用して当該文書に係る主務課へ配付する。

3　総合行政ネットワーク文書を受信した場合であっても、総務課長が適当と認めた場合、当該文書の内容を速やかに用紙に出力し、出力した余白に総合行政ネットワーク文書受付印(第4号様式)を押し、当該文書に係る主務課に配付することができる。

2　収受しようとする文書が申請書、届書、証明願その他大量に又は定期的に取扱う文書であるときは、これらを一括して1件の文書として登録することができる。この場合において、登録の際、文書件名に一括して収受した文書の件数を表記しなければならない。

3　電子文書化することが困難な収受文書の場合は、文書の余白に受付印、供覧印(第5号様式)及び指示事項記入枠印(第6号様式)を押すとともに、収受の番号を記入の上、供覧書(第6号様式の2)により供覧するものとする。

4　書籍、カタログ類、刊行物、ポスター及びこれらに類する文書並びに課長が指定する文書については、前項に規定する処理の一部又は全部を省略することができる。

2　紙文書の電子文書化は、当該紙文書に記載されている事項をスキャナ等により読み取ってできた電子文書を電子計算機に備えられたファイル又は磁気ディスク等をもって調製するファイルにより保存する方法により行うものとする。

3　前項の規定により紙文書の電子文書化を行った場合は、当該電子文書を正本とする。ただし、法令等の制約が存在する場合その他電子文書を正本とすることが適当でないと認められる場合は、この限りでない。

4　第41条の規定にかかわらず、前2項の規定により紙文書の電子文書化を行い、かつ、当該電子文書を正本とする場合における当該紙文書の保存期間は、1年未満とする。ただし、当該電子文書の真正性につき厳格な証明等の必要がある場合は、当該電子文書と同一の保存期間とする。

2　課長は、文書主任から文書の配付を受けたときは、自ら処理をするもののほか、直ちに適切な指示を与えて担当者に配付しなければならない。ただし、重要な文書で上司の指揮を受けて処理する必要があると認められるものは、直ちに上司の供覧に供しなければならない。

2　前項後段の規定にかかわらず、やむを得ない事由があると認められるときは、同項第1号の場合にあっては併用決裁又は紙決裁の方法により、同項第2号の場合にあっては紙決裁の方法により行うことができる。

2　起案文書に修正を加えた場合において、当該修正を加えた者は、電子決裁の方法によるときは修正した旨を総合文書管理システムに登録するものとし、紙決裁の方法によるときは当該修正箇所に私印(職務上の役割における責任を明らかにするために用いる職員個人の私印をいう。以下同じ。)を押すものとする。

2　前項の規定により回議を受けた決裁関与者及び決裁者は、起案文書の内容及び形式について審査を行い、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により承認又は決裁を行うものとする。

3　前項第3号及び第4号に定める方法により承認又は決裁を行ったときは、決裁者又は主管課長(第22条の3の規定により主管課長について後閲処理がされた場合は、決裁関与者のうち主管課長があらかじめ指名する者)(以下「決裁者等」という。)は、回議書又は前項第4号のあらかじめ定める帳票と起案文書(施行文書の案に限る。次項において同じ。)との間に私印を押印することその他の当該起案文書が承認又は決裁を得たことを明らかにする措置を講じなければならない。

4　前項の規定は、併用決裁の方法により起案文書の一部を紙により作成した場合における第2項第2号に定める方法により承認又は決裁を行うときについて準用する。この場合において、前項中「回議書又は前項第4号のあらかじめ定める帳票」とあるのは「添付文書の管理に係る帳票」と読み替えるものとする。

2　文書主任は、起案文書の審査に当たっては、広陵町公文例規程及び第17条から第20条までの規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

2　合議を受けた課は、合議された案を速やかに検討しなければならない。

3　合議された案に対し、異議があるときは、主務課と協議し、協議のととのわないときは、上司の指示を受けなければならない。

2　前項の規定により代決した場合において、第19条の2第2項第1号及び第2号の起案文書にあっては不在であった決裁者は総合文書管理システムにおいて速やかに当該起案文書の内容を確認し、同項第3号及び第4号の起案文書にあっては代決した者はその内容を速やかに不在であった決裁者に報告しなければならない。

2　前項の規定により後閲処理する場合において、第19条の2第2項第1号及び第2号の起案文書にあっては後閲とする旨を総合文書管理システムに登録し、同項第3号及び第4号の起案文書にあっては当該決裁関与者が押印すべき箇所に「後閲」と表示するものとする。

3　前2項の規定により後閲処理した場合において、第19条の2第2項第1号及び第2号の起案文書にあっては不在であった決裁関与者は総合文書管理システムにおいて速やかに当該起案文書の内容を確認し、同項第3号及び第4号の起案文書にあっては起案者は速やかに不在であった決裁関与者の押印を受けなければならない。

2　文書が著しく修正されて決裁されたときは、修正前に合議した関係者又は決裁に供した者にその旨を連絡しなければならない。廃案となったときも同様とする。

2　外部に発する文書には、その記名に従い当該公印を押さなければならない。

3　公告式に定めるもの及び軽易な文書については公印を省略することができる。

2　発送を要する文書は、特定のものを除き、総務課に回付しなければならない。総務課は、回付を受けたときは、送達簿(第9号様式)に記載し、即日これを発送しなければならない。ただし、事務の都合により翌日(町の休日を除く。)に発送することができる。

2　施行文書に電子署名を付与しようとするものは、当該文書及び当該文書の施行に係る原議を添えて電子文書取扱主任に提出するものとする。

3　電子文書取扱主任は、前項の規定により提出された文書と原議とを照合審査し、相違がないことを確認した後、電子署名を付与するものとする。

4　電子署名を付与した文書の送信は、電子文書取扱主任が行うものとする。

5　この条に定めるもののほか、電子署名の付与のために必要な事項は別に定める。

2　ファイリングの要領について必要な事項は、別に定める。

2　文書の種別並びに文書の保管及び保存の期間(以下「保存年限」という。)は、法令に定めがあるもののほか、別表に定める保存年限の基準に基づき、課長が定めるものとする。

3　文書の種別及び保存年限に関し疑義があるときは、主務課長は、総務課長と協議のうえ決定するものとする。

2　課長は、非常災害時に際し、重要なものは、いつでも職員が持ち出すことができるように管理するとともに、紛失、破損や焼失等に対する予防措置を講じなければならない。

3　電磁的記録の保管に当たっては、破損、改ざん、消失、漏えい等が生じないように適切に保管しなければならない。

4　電磁的記録は、必要に応じ電子計算機を用いて直ちに表示できるようにしておかなければならない。

2　前項の規定による文書の引継ぎは、置換え確認リスト(第10号様式)を添えて行うものとする。

3　総務課長は、前項の規定により引継ぎを受けたときは、総合文書管理システムに必要な事項を登録しなければならない。

2　貸出しを受けた職員は、貸出しを受けた文書を総務課長の指定する場所に返却しなければならない。

2　前項の課長及び当該他の課長は、前項の文書の引継ぎを完了したときは、対象となる文書を総務課長に報告しなければならない。

2　総務課長は、共用書庫内において保存されている文書で、保存の必要がないと認める文書及び保存期間が経過した文書を廃棄しなければならない。この場合において、総務課長は、当該廃棄する保存文書の文書主任と協議するものとする。

3　文書主任は、文書の保存年限が経過した場合において、継続して保存する必要があると認めたときは、総務課長と協議のうえ、新たに保存年限を定め、継続して保存(以下「廃棄延長」という。)することができる。

4　文書主任は、第1項から第3項の規定により廃棄又は廃棄延長したときは、総合文書管理システムに必要な事項を登録しなければならない。

(施行期日)

1　この規程は、平成18年10月1日から施行する。

(広陵町役場文書編さん保存規程の廃止)

2　広陵町役場文書編さん保存規程(昭和36年12月訓令甲第3号)は、廃止する。

(経過措置)

3　前項の規定による廃止前の広陵町役場文書編さん保存規程によりなされた文書の分類及び保存期間の設定は、この規程の相当規定によりなされた分類及び保存期間の設定とみなす。

(地方公共団体組織認証基盤における広陵町認証局鍵情報等利用規程の一部改正)

4　地方公共団体組織認証基盤における広陵町認証局鍵情報等利用規程(平成16年3月広陵町訓令甲第16号)の一部を次のように改正する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、令和5年2月3日から施行し、この規程による改正後の広陵町文書管理規程(以下「新規程」という。)の規定は、令和4年9月20日から適用する。

(経過措置)

2　新規程の規定は、この規程の適用の日(以下「適用日」という。)以後に作成し、又は取得する文書について適用し、適用日前に作成し、又は取得した文書については、なお従前の例による。